Actions externes pour les CO et les CLCO

Lors de la mise à jour des documents et clauses de vos obligations de conformité, des actions externes sont créées pour la partie responsable. Cet article vous explique comment :

• Assurez-vous de recevoir les actions externes correctes
• Complétez les actions externes que vous recevez

Déterminez les actions externes que vous recevez

Il existe quatre types d’actions externes :

• Nouveau document CO – Un nouveau document correspondant aux paramètres de vos obligations de conformité a été publié 
• Nouvelle clause CLCO – Une nouvelle clause a été ajoutée à un document dans vos obligations de conformité
• Document CO mis à jour – Un document que vous suivez a été mis à jour
• Clause CLCO mise à jour – Une clause que vous suivez a été mise à jour

• Clause CLCO supprimée  – Une clause que vous suivez a été supprimée

Les paramètres de la page de modification de vos obligations de conformité déterminent les nouveaux documents qui seront ajoutés automatiquement. Ces paramètres peuvent être modifiés à tout moment et n'affecteront pas les actions de mise à jour des documents et clauses que vous suivez déjà. Consultez notre page d'aide dédiée intitulée « Paramètres du registre CO – Définition de filtres pour ajouter automatiquement de nouveaux documents » pour plus de détails.

Il est possible de désactiver les actions « Nouveau document CO » et « Clause CLCO supprimée » en cochant « Non » lors de la modification des paramètres d'un registre CO.

Veuillez noter que les nouvelles versions des documents de votre registre (révisées (abrogées et remplacées), remplacées, nouvelle version) seront toujours ajoutées automatiquement à votre registre CO, quel que soit le paramètre de filtre. Cette mesure vise à assurer la continuité. Pour les abonnés Standard, cela garantit également l'ajout automatique des nouvelles versions des normes à votre registre CO.

La colonne Piste d'un registre détermine si les documents et les clauses reçoivent ou non des actions de mise à jour.

Les documents et clauses cochés seront mis à jour, tandis que ceux non cochés ne le seront pas. Vous pouvez modifier le statut de suivi d'un document ou d'une clause à tout moment en cliquant sur la coche ou la case dans la colonne Suivi. Vous pouvez également modifier le statut de suivi de plusieurs documents ou clauses simultanément en les sélectionnant, en les modifiant et en cliquant sur « Modifier ». 

Veuillez noter : Nimonik envoie aux utilisateurs des e-mails hebdomadaires avec une liste de leurs actions externes en suspens.

• Les utilisateurs généraux reçoivent une liste d’actions dont ils sont responsables.
• Les administrateurs reçoivent une liste de toutes les actions en suspens.

Clôture des actions externes

Lorsqu'un document ou une clause suivi reçoit une action externe, une notification apparaîtra à côté de l'historique d'évaluation. 

Si vous ouvrez l'historique d'évaluation, vous pourrez voir l'action. Il  comprendra les outils suivants pour vous aider dans votre évaluation.

• Texte de l'action :  une description de la raison pour laquelle vous avez reçu l'action (ex : nouveau document, modification d'un document que vous suivez, clause nouvelle ou mise à jour, etc.).
• Lien vers la page du document (actions sur le document uniquement) : cela vous permettra de visiter la page du document pour en savoir plus sur le document qui a été ajouté ou mis à jour
• Lien vers le document de modification (actions de mise à jour du document uniquement) : si un document de modification existe, ce lien apparaîtra et vous mènera à sa page de document.
• Comparer les clauses (actions de mise à jour de clause uniquement) : cela vous permettra d'effectuer une comparaison en ligne rouge entre la version actuelle et la version précédente de la clause mise à jour.

Une fois votre évaluation terminée,  utilisez le champ de texte pour la clôturer. Cela vous permettra de saisir une note qui sera intégrée à l'historique des évaluations.  Les administrateurs de compte peuvent rendre ces notes obligatoires ou facultatives. Cliquez  ici pour plus d'informations.

Veuillez noter que la clôture d’une action n’aura aucun effet sur l’évaluation du document ou de la clause associée. 

La page Actions externes

Bien que nous recommandions aux responsables de clôturer leurs actions externes directement dans leurs obligations de conformité, la page   « Actions externes »  vous permet de consulter et de clôturer toute action externe en cours à laquelle vous avez accès. La  page « Actions externes » offre également aux administrateurs de compte un aperçu de toutes les actions externes en cours et terminées de leur compte, et peut être filtrée par établissement, responsable et type d'action. La page peut également être exportée en cliquant sur le bouton bleu correspondant au type de fichier souhaité.